知って得するダイレクトメールの基礎知識

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信書とはどういうものでしょうか?

信書とは特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書のこと

信書とはどういうものでしょうか?

「信書」という言葉を時々耳にすることがありますが、どういったものなのか、正確に説明できる人は、ほとんどいないかもしれません。信書の定義は曖昧ですし、総務省に勤める人ですら、明確に答えることは難しいようです。

「信書」は、簡単に言うならば、「手紙」ですが、郵便法、または信書便法によると、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」とされています。
ここでは、さらに信書について詳しく説明していきましょう。

信書とはどういうものなのか

まず、信書にはどういったものがあるのか、例をあげてみましょう。
まず、書状。これは手紙のことを示します。基本的に手紙は、信書になります。
それだけではありません。請求書、納品書、領収書、見積書、契約書なども信書です。信書は手紙文である必要はありません。納品書なども、「特定の受取人に対して、事実を通知している」わけですから、信書になるのです。また、病院で扱うレセプト、推薦書、注文書、確定申告書などもそうです。意外なところでは、印鑑証明書や戸籍謄本、住民票の写し、車検証なども信書にあたり、そう考えると、かなりの範囲の文書が信書と言えるでしょう。

ちなみに、CDやUSBメモリなど、見ただけでは内容が分からないものは、信書にはなりません。

信書ではないものはとは?

それでは、次に信書にあたらないものは何かを考えてみます。
クレジットカードやプリペイカード、会員カードなどは信書にはなりません。また、飛行機のチケット、切手、乗車券なども違います。
送付する相手が特定ではない、新聞やカタログ、配布資料、会誌、ポスター、取扱い説明書や求人票なども信書にはなりません。

分かりにくいところでは、ダイレクトメールがあげられます。
ダイレクトメールと言えば、信書のようにも感じますが、不特定多数に配る、チラシと同じようなイメージで捉えると分かりやすいでしょう。

信書の送付方法の決まり

信書の送付の仕方には決まりがあります。
日本郵便の場合、定形郵便、定形外郵便、レターパック、EMSなどで信書は送れますが、ゆうパックやゆうメールでは送れません。
ヤマト運輸や佐川急便のサービスは、佐川急便の飛脚特定信書便以外、信書を送ることはできない決まりです。
基本的に信書は郵便物として送付できますが、その他の宅配業者などのサービスでは、取扱いがないと考えてもいいと思います。

もし、信書の送付方法に違反したら、どうなる?

信書をもし、許可されていない送付方法で送ってしまった場合、どうなるのでしょうか?例えば、ゆうパックやクロネコヤマトのメール便などで信書を送った場合、これは、郵便法第76条の違反になります。その罰則は、3年以下の懲役か360万円以下の罰金となっており、かなり厳しいものになります。
それを考えると、十分に注意する必要を感じますが、実際、信書の定義はグレーな部分も多く、見極めは困難な場合もあります。
しかしながら、罰則がある以上、送付したいものが信書なのか、そうでないのか注意が必要になるでしょう。

法人宛ての文書も信書になる

信書の対象は、個人だけなのでしょうか?
そんなことはありません。たとえ、宛先が法人であっても、特定の受取人であることにかわりはありません。要は、差出人が誰を「受取人」とするかが肝心なのです。以上のことを踏まえると、信書の対象は法人でもよいということになります。

「親展」は、信書になるのか

封筒に「親展」と書かれているものがありますが、その場合は、どんなものでも信書になるのでしょうか。
答えは否です。

信書であるなしの決め手は、あくまで、文書の内容が、「特定の受取人に対して、意志を表示したり、事実を通知するものであるか」です。
もし、文書の内容が上の条件に当てはまらなければ、たとえ「親展」と書かれたものであっても、信書扱いにはなりません。
そう考えると、信書についての見分け方は、ある程度知識がないと難しいかもしれません。

社内でのやりとりの文書であっても信書になる

よく、同じ会社内の違う部署同士で、文書のやりとりをすることがあります。同じ会社の中でのやりとりですから、信書になるとは考えにくいと思いますが、実は、たとえ社内でのやりとりであっても、その内容が、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」であるならば信書になります。
やりとりがされる場所は、関係がないのです。

以上のことを考えると

以上のことを考えると、一番重要なのは、その文書の内容が信書の定義に当てはまるかどうかであって、それによって信書であるかどうかが決まるということになります。
日頃から意識して、送付文書が信書か否か考えている人は少ないでしょう。
そのため、知らず知らずのうちに、郵便法を犯している可能性も否定できません。罰則を受ける可能性をつぶしておくためにも、信書についての正しい知識を持つことが大切になります。